ตั้งชื่อและแยกแฟ้มให้เป็นระบบ
จัดเอกสารตามปี เดือน และประเภท เช่น ขาย ซื้อ รับเงิน จ่ายเงิน ใช้เลขอ้างอิงที่เชื่อมถึงรายการบัญชี พร้อมระบุบริษัทหรือสาขาให้ชัดเจนเพื่อป้องกันเอกสารปะปน
กำหนดอายุเอกสารก่อนทำลาย
กฎหมายการบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี การกำหนดวันทำลายต้องตรวจข้อกำหนดอื่นที่ใช้กับเอกสารนั้นด้วย รวมถึงกรณีที่ยังอยู่ระหว่างการตรวจสอบหรือข้อพิพาท
สำรองและทดสอบการค้นคืน
กำหนดสิทธิ์เข้าถึง สำรองข้อมูลแยกจากชุดใช้งาน และทดลองค้นคืนเป็นระยะ การสแกนช่วยให้ค้นหาได้สะดวก แต่ไม่ควรสรุปว่าสามารถทำลายต้นฉบับได้ทันที ต้องตรวจเงื่อนไขการเก็บเอกสารของแต่ละประเภทก่อน
แหล่งอ้างอิง: กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือหน้าที่ของนิติบุคคล
ภาพประกอบ: ภาพถ่ายจาก Unsplash
สนใจใช้ AccountZure กับธุรกิจของคุณ?
ดูแพ็กเกจและเลือกแผนที่เหมาะกับการทำงานของคุณ
